Pronti in agilità al rientro negli Uffici

La parola “Smart working” è ormai entrata nel nostro linguaggio quotidiano.
Lavoratori sia pubblici che privati hanno compreso cosa significhi lavorare a distanza seppur con luci ed ombre. Comodità, flessibilità e spese ridotte di trasporto, ma anche distanza da colleghi, clienti e cittadini.
Dallo smart-working, che ha garantito la continuità di servizi prioritari, non si torna indietro, ma è arrivato il tempo di rivederne le modalità, gli impatti organizzativi: la sfida per piccole e grandi aziende come anche per la pubblica amministrazione sarà saper bilanciare tra presenza e distanza con un nuovo concetto ed organizzazione del lavoro.

Dal 15 ottobre più di 3 milioni di dipendenti della pubblica amministrazione sono ritornati a lavorare in modalità ordinaria, ovvero in presenza. Ciò significa che le amministrazioni dovranno assicurare il rispetto delle precauzioni sanitarie di contenimento legate al rischio di contagio da eventuali nuove forme di coronavirus.

Per questo le 32mila amministrazioni italiane coinvolte hanno da poco ricevuto le linee guida sullo smart working che anticipano ciò che sarà previsto nei contratti. Uno smart working prevalentemente a rotazione con la modalità in presenza che torna a essere quella principale, con la consapevolezza che si debba anche favorire la conciliazione tra lavoro e vita privata dei dipendenti.
Riportare la pubblica amministrazione ad operare al massimo delle proprie capacità significa creare le condizioni per garantire servizio e supporto alla ripresa delle attività produttive e alle famiglie.
È un grande passo avanti verso quello che viene definito il “lavoro agile strutturato” che richiede: invarianza dei servizi all’utenza, adeguata rotazione del personale con la prevalenza del lavoro in presenza, adozione di appositi strumenti tecnologici per garantire la privacy e la tutela dei dati personali, la predisposizione di un piano di smaltimento del lavoro arretrato, la stipula di un accordo individuale che stabilisca tempi e modi della prestazione di lavoro.

Si discutono quindi gli aspetti organizzativi, normativi e di processo, ma non possiamo dimenticare che quello “smart” davanti a lavoro rappresenta l’utilizzo di strumenti tecnologici che hanno permesso a moltissimi professionisti di essere produttivi, connessi e digitali. Gli stessi strumenti tecnologici che oggi gran parte dei lavoratori, ritornando nei propri luoghi di lavoro, ritrovano da utilizzare, magari in un contesto organizzativo mutato.
Dobbiamo ricordare che tali strumenti non si limitano però ai soli computer: anche le stampanti infatti sono in cima alla lista. Se guardiamo a un qualsiasi processo amministrativo della pubblica amministrazione, il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato una delle attività vitali che comportava inefficienze e code davanti alle stampanti. Anche da remoto, le stampanti rappresentano il complemento indispensabile per tutti i professionisti operativi da casa e per cui i processi di stampa mantengono una valenza chiave.

La stampante quindi continuerà a giocare un ruolo centrale anche se andranno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali. Lavoro agile vorrà dire anche essere più veloci ed efficienti, oltre che sicuri.

Per questo Brother, società esperta di soluzioni di stampa, ha pensato al Balanced Deployment per evitare code e assembramenti in prossimità delle stampanti. Il Balanced Deployment consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti, ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe, e soprattutto si evitano le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa.

A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Le stampanti in formato A4 proposte da Brother per far fronte alle nuove esigenze di stampa mettono insieme velocità, economicità e sicurezza.
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La soluzione proposta da Brother è ideale perché:

• i dispositivi sono nelle immediate vicinanze di chi deve stampare

• si riducono le interazioni tra i dipendenti evitando così situazioni di assembramento

• si massimizza la produttività, senza interruzioni o attese

• si ottimizzano gli spazi grazie alle dimensioni compatte

Attraverso le funzionalità evolute dei dispositivi di stampa e scansione Brother, è possibile beneficiare di una gestione efficace dei documenti all’interno dell’organizzazione. Dai flussi di lavoro ottimizzati alla sicurezza avanzata per una migliore collaborazione tra gli uffici e per digitalizzare i documenti, collegare sistemi, snellire processi e automatizzare i flussi di lavoro.

Inoltre poichè molti dipendenti e collaboratori trovano ancora poco sicuro toccare il touchscreen della stampante se questa è utilizzata da più persone, anche se si tratta di un piccolo gruppo di lavoro, grazie a Secure Print+ si possono ritirare i documenti stampati senza toccare la stampante. Infatti attraverso l’autenticazione via card NFC è possibile ritirare i documenti stampati senza toccare la stampante. La stampa viene attivata solo quando l’utente appoggia la card sul pannello del dispositivo. Questa gestione del processo di stampa è semplice e sicura. Infatti, non è necessario ricordare un PIN o una password, ma basta avvicinarsi alla stampante con una card. È anche possibile creare specifici profili utente che danno accesso ad alcune o a tutte le funzioni della stampante. Questa funzionalità di sicurezza costituisce una parte significativa per un concetto più ampio di sicurezza IT e, allo stesso tempo, è una soluzione efficace per progettare processi di stampa in conformità con il regolamento GDPR sulla protezione dei dati personali. Grazie a Secure Print+ il processo di stampa inizia solo quando il dipendente autorizzato è davanti al dispositivo e si è identificato. Questo assicura che nessun altro possa ritirare i documenti stampati proteggendo i dati sensibili. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici. Un aiuto concreto per far ripartire la Pubblica Amministrazione e non solo.

Anche gli amministratori IT ne traggono vantaggio. Il loro compito è spesso quello di cambiare le password o sbloccare gli account. Viene eliminato il rischio che un utente venga spiato quando inserisce la password e le card NFC sono molto meno pericolose perché non vengono scambiate tra i dipendenti e difficilmente possono essere duplicate o hackerate.

Gli amministratori IT possono aggiungere o rimuovere in pochi e semplici passaggi fino ad un massimo di 200 utenti. Ogni utente può essere registrato con il suo profilo distinto ed è possibile abilitare degli accessi individuali che danno accesso ad alcune o a tutte le funzioni della stampante. È inoltre possibile impostare un tempo limite massimo entro cui i documenti devono essere stampati e ritirati. La durata del salvataggio dei dati nella stampante è impostata in base alle tue necessità. Se i dati rimangono più a lungo del tempo impostato, sono automaticamente cancellati per garantirti massima sicurezza.

Le soluzioni Brother sono pensate nel rispetto delle nuove normative in tema di sicurezza sanitaria e distanziamento sociale oltre a garantire qualità, tecnologia ed innovazione per migliorare efficienza, produttività e costi.